「産休・育休の取得で
取り寄せないといけない書類が
あるけど...」
「引っ越しで住所が
変わった。どんな手続きや
書類が必要？」
「入部・退部手続きしたい
けどどこに申請したら
いいのかわからない」
「はいろ」なら簡単に資料共有・必要書類が取り寄せられる！
運営・会社側からメンバーへスムーズに情報共有&資料の提供ができます。
はいろの書類申請FAQを利用すれば、引っ越し・結婚・出産などで家庭環境が変わったとき、どのような申請をすればよいか一覧になっているのでわかりやすくなっています。
また作成・保存されたファイルはそのままアップロードすることができます。
書類申請機能を導入すると…
申請や手続き毎に書類を分類して表示
口頭での説明は担当者も申請者も時間と手間がかかり、その分業務がストップしてしまう…申請や手続きを一覧にして手順を明記しておけば双方のメリットに。何度も手順を確認しなくてもいいので安心です。
作成した書類のアップロード
休暇中（育休・産休など）でも会社に行かなくてもWEB上で申請書類をアップロードが可能なので、出社する必要がなく手続きがスマートに◎
ファイルの記録にも
誰がいつ提出したか都度記録（ログイン必須）されるので、申請書類のログとして記録することができます。また、提出書類のテンプレート形式に合わせて、アップロードできるファイル形式も指定することができるので、指定した形式以外のファイルはアップロードすることができません。
フォルダ分け
アップローダー毎に保存先のフォルダを切り替えることができるので、整理された状態で記録することができます。申請書類が多くなっても混乱することがありません。
メリット
デメリット
必要手順や申請の手順が一目瞭然
なかなか時間の取れないユーザーでも一覧を見るだけで申請に必要な書類や申請手順が分かります。
対応する運営側も作業の手を止めず、申請があった際にファイルをダウンロードして手続することができます。ペーパーレス
印刷して記入・封筒に入れる・郵送する…など、申請に必要だけど少し面倒な手順はすべて省略できます。ECOにも貢献。形式の違うファイルの提出を防止
例えばPDFで提出するよう促しても違う形式での提出されると、再提出の連絡をしたり形式変換をする手間がかかりますよね。
そんな時にテンプレートに合わせた形式のみ許可したアップローダーを設定しておけば提出するユーザーも混乱せずスムーズに手続きを進めることができます。セキュリティにも配慮
通常Wordpressにアップロードされたファイルは「メディアライブラリ」に保存されますが、他ユーザーでも閲覧出来てしまいます。
採用しているアップローダーはデータベースに直接保存することができるので、管理者のみ閲覧することができセキュリティ面にも配慮しております。
※作成したファイルは申請後は破棄するなど、個人情報の漏洩対策は必須となります。
書類申請のためにデータベースが必要？
解決策：Wordpress構築用のデータベースをそのまま使用することが可能ですので、新たにご用意いただく必要はございません。アップロードするファイルが増えてデータベースの容量が心配…
解決策：ご契約いただいたお客様向けに毎月独自の利用状況を報告させていただいております。合わせてデータベースの残り容量など、都度合わせてご報告させていただきますので、少なくなってきたタイミングで容量を増やす、などの対策が可能です。